شيماء الجمال- بص وطل
في كل شركة يوجد مجموعة من الموظفين الذين يثيرون حسد زملائهم؛ نظراً لتميّزهم في العمل، ولو تأملنا حال هؤلاء الموظفين سنجد أنهم يحرصون على أن يكون مكتبهم دائماً منظماً، ولو سألتهم عن ورقة بعينها سيحضرونها إليك في أقل من دقيقتين، هؤلاء تصطف الأقلام على مكاتبهم مثل الجنود الخشبية، ولا تجد عندهم أية مذكرة أو مفكرة أو أية قصاصة ورق مبعثرة.
في هذا الموضوع نقدم لك خطوات بسيطة قد تحوّل مكتبك من منطقة كوارث إلى شحنة للإبداع:
1- الخطوة الأولى: هي أن تتخذ القرار بترتيب مكتبك وتوفّر الوقت الكافي لهذه المهمة التي قد تستغرق بعض الوقت... يمكنك الذهاب مبكراً للعمل أو الذهاب في أحد أيام العطلة... قم أولاً بترتيب سطح المكتب، ثم ترتيب ما بداخل الأدراج، ثم في النهاية ترتيب الأشياء الصغيرة وإضافة اللمسات الجمالية.
2- يقضي الكثيرون وقتاً طويلاً في تلميع مكتبهم وتزيينه وينسوْن أنه معدّ لتعمل عليه بالأساس، لا لأن تتناول غذاءك عليه، ولا نقصد هنا ألا تجمّل مكتبك أو تضع عليه الزهور مثلاً؛ ولكن نقصد أن تكون الأولوية لترتيبه وتنظيم محتوياته؛ فمعيار كفاءة أي مكتب تكمن في أن يكون عملياً لا أن يكون جميلاً.
3- قد يشغل جهاز الكمبيوتر الخاص بك مساحة كبيرة من سطح مكتبك، وهذا قد يتيح لك مساحة محدودة لتمارس عملك بشكل جيّد...
والحل هو أن تضع وحدة التحكم الرئيسية على الأرض أو في آخر المكتب على المساحة البعيدة عن متناول يدك والتي لا تحتاجها عادة، وعلى المدى الطويل يمكنك شراء مكتب على شكل حرف L لأنه يتيح لك مساحة كبيرة خالية أمامك، وإذا أردت الوصول لجهاز الكمبيوتر يمكنك الدوران بزاوية 45 درجة.
4- إذا دقّقت ستجد أنك ربما تضع أشياء كثيرة على سطح المكتب لا تستخدمها باستمرار مثل السوائل المزيلة، والسيديهات، والمقصّات، والملفّات الفارغة، والدباسات، ضع هذه الأدوات في درج المكتب أو في الخزانة، وإذا كان هناك من يشاركك المكتب فدوّن اسمك على أدواتك، أما بالنسبة للأشياء التي تستخدمها باستمرار مثل الأقلام والآلة الحاسبة؛ فضعها أمامك بطريقة مرتبة.
5- بالنسبة للأدراج فضع بها صناديق صغيرة كل صندوق مخصص لمجموعة من الأغراض مثل صندوق الأدوات المكتبية وصندوق للأوراق الصغيرة والكروت الشخصية... إلخ.
6- من أذكى الابتكارات المكتبية تلك الأدراج الشفافة البلاستيكية المتراصة فوق بعضها، والتي تستخدم في ترتيب الأوراق، ويمكن أن تقسّم بها الأوراق إلى: صادر ووارد، أوراق انتهيت منها وأوراق لم أنتهِ منها؛ فهذا يساعدك كثيراً ويرتّب أفكارك بالإضافة لمكتبك، وكذلك الحاويات البلاستيكية التي تستخدم لحفظ المجلات والصحف، اشتر إحداها إن كنت تحب قراءة المجلات في المكتب.
7- كم مرة انسكب كوب الشاي على أوراقك الهامة؟ إذا حدث هذا كثيراً ننصحك بشراء الكوب ذي الغطاء؛ لأنه بالإضافة إلى أنه يحافظ على أوراقك؛ فإنه يوفّر وقتك في الذهاب لطلب كوب مشروب آخر بعد أن يبرد.
8- حاول أن تستغل المساحة التي فوق مكتبك؛ سواء بأن تعلّق بها بعض الأرفف الصغيرة التي يمكن أن تضع عليها بعض الملفات الهامة وخلافه أو بأن تعلّق على الحائط لوحة كبيرة للملاحظات تعلق عليها المواعيد الهامة وأي شيء يشعرك بالحميمية.
9- أطقم المكتب التي تباع دائماً ما تكون مفيدة، وهي عبارة عن مقلمة وحافظة خطابات وروزنامة توضع على المكتب، وعلب للدبابيس، وهي تساعدك على تنظيم المكتب بصورة أفضل.
والآن أصبح لديك مكتب منظّم، وأصبحت كل الأشياء مرتّبة وتبدو مثالية وفي مكانها الصحيح، ولكن لا تدع هذا المظهر الجديد يمحو شخصيتك واستمتاعك بحياتك، ولتفتخر بمكتبك كتعبير عن نفسك؛ فالنظام لا يعني أن تزيح صورتك أنت وأصدقاءك من على المكتب، أو أن تزيح الزهور التي تحبها بعيداً.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق